※これは、検討中の内容であり、決定事項ではありません。
【課題】避難者カードと避難者名簿の共通化
避難所開設後に最初から避難者数が少ない、または長期化して避難者数が減少してくることは想定される状況です。
避難者が住む場所を失っている場合は、避難所を単純に閉鎖するのではなく、避難者に他の避難所に移動してもらって、避難所を統合する必要があります。この場合は移動した避難者の受入先の避難所では、避難者カードや避難者名簿も統合する必要があります。
この時に、避難者カードや避難者名簿の項目が異なっていて項目が不足していると、不足項目を埋めるための書き直しなどの問題が発生します。
課題の実例
能登半島地震の際の石川県では、異なる市町村間で避難所を統合する際に、この問題が発生したそうです。
(当時避難所を回って支援したNTT Docomoでは、その後避難者入居管理のシステムを、石川県の自治体と共同して開発しているそうです。その自治体では、住民が持つマイナンバーを入れたスマホで入居管理できるようにしようとしており、先端技術のフェアで紹介していました。)
当地域での課題
千葉県松戸市・六実六高台地区の人口は22,908人、11,246世帯(2026年9月末現在)で、6箇所の指定避難所があります。松戸市内の近隣で統合するとしたら、最初に六実六高台地区での統合が考えられるでしょう。その次に統合するとしたら常盤平、松飛台、牧の原等の地区が候補と推測します。
そのために、最低限、六実六高台地区で、避難所を統合しても問題が発生しないように項目や様式を統一する必要があると考えます。
- 避難者カードの項目
松戸市では避難者カードは松戸市の提供する雛型があるので、ここに書かれた項目は共通して全て網羅しておくことが望ましいと考えます。
避難所独自の項目が追加されていたとしても、避難所統合の際は無視するというルールを決めておけばよいと考えます。
また避難者カードのレイアウトは、文字を大きくしたり、多少の位置変更を許容したとしても、項目が探しにくくなる極端な配置変更は止めた方がよいでしょう。
移動した先で移動元と移動先の避難者カードを混ぜて使用するのか、移動した人の分は書き直すのかは検討が必要です。 - 避難者名簿
松戸市では避難者名簿のひな形は提供されていません。各避難所がそれぞれに名簿の形式を定義しているはずですが、それも統一することが望ましいと考えます。
避難所の名簿は、個人情報保護法の観点から、移動元の避難所の名簿の紙を単純に混ぜるべきではないと考えます。
元の避難所を既に退所した人の情報が混ざってしまうため、避難所を移動した人の分だけに限って書き直して転記すべきであると考えます。 - 避難者カードの破棄
- 避難者が退所した場合は、安否問い合わせの可能性があるため、避難所を閉鎖するまでは、保管する必要があるでしょう。
- 避難所を閉鎖、移転する場合は、個人情報保護法の規定から、避難者カードと避難者名簿は破棄する必要べきでしょう。
避難所閉鎖後は安否問い合わせには回答することはできません。 - 避難所を統合する場合は、統合して閉鎖する側の避難所では、移動する人の分の避難者カードだけを持っていき、それ以外の人の避難者カードは全て破棄する必要があります。避難者名簿は、上述のように書き直すことを前提として全て破棄すべきでしょう。